Die Oberbadische Zeitung, 11.06.2020

Datenschutzrechtliche Aspekte bei Online-Videokonferenzen

Aufgrund der Corona-Pandemie und insbesondere des sogenannten Lockdowns sind viele Arbeitnehmer ins Home-Office ausgewichen.

Das Arbeiten von Zuhause ist für viele zwischenzeitlich Routine. Wie selbstverständlich gehören dazu auch Video-Telefonkonferenzen mit Kollegen/innen aber auch Geschäftspartnern und Kunden. Ja sogar Bewerbungsgespräche werden heutzutage online geführt. Es gibt zahlreiche Tools rund um die online-Kommunikation. Doch immer wieder wird auch auf den Datenschutz hingewiesen. Denn dieser gilt unverändert weiter und ist selbstverständlich zu beachten.

Daher sind beim Einsatz von Video-Konferenztools viele Fragen zu klären. 

·     Welche Daten mit Personenbezug werden übermittelt und auf welcher Grundlage geschieht dies? Denn jede Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf einer Rechtsgrundlage (Erlaubnisnorm).

·       Zudem sind die Teilnehmer hierüber ausreichend aufzuklären.

·       Findet eine Übermittlung personenbezogener Daten ins Ausland statt? Sollte dies der Fall sein, ist zwingend zu prüfen, ob dies zulässig ist, z.B. wenn die Übermittlung in die USA erfolgt, oder ob ergänzende Maßnahmen zur Absicherung getroffen werden müssen.

·   Liegt eine Auftragsverarbeitung vor? In diesem Fall ist es notwendig, einen Vertrag hierüber mit dem Anbieter des Konferenztools zu schließen.

·        Erhebt der Anbieter Daten zu eigenen Zwecken? Dann ist zu klären, welche Daten dies sind, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und ob Einwilligungen der Teilnehmer einzuholen sind.

·      Wie erfolgt die interne Dokumentation? Es ist eine Lösung nötig, um die genannten Punkte angemessen dokumentieren und später nachweisen zu können.

·       Bei der Auswahl von Lösungen für Videokonferenzen sind außerdem technische Aspekte zu berücksichtigen. Diese sollen sicherstellen, dass die Daten der Betroffenen keinen unnötigen Risiken ausgesetzt sind oder gar in falsche Hände geraten.

·    Gerade das Video Tool ZOOM ist zuletzt sehr beliebt geworden. Allerdings berichten viele Nutzer von Störungen und Problemen, weil sich z.B. Dritte in Konferenzen einmischen. Bei der Auswahl von Tools für die Videotelefonie ist also insbesondere zu beachten, dass der Datenschutz gewahrt wird.

·  Das Tool muss so konfigurierbar sein, dass es den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht wird. Die Videoverbindungen müssen einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung unterliegen.

·     Der Zugang zu einer Konferenzverbindung darf nur berechtigten Personen ermöglicht werden, z.B. durch Einladung und Passwortschutz.

·       Zudem sollte die Möglichkeit bestehen, Konferenzprotokolle (z.B. Chatverläufe) unmittelbar löschen zu können, und zwar so, dass sie auch dem Anbieter nicht mehr zugänglich sind.

·        Zu guter Letzt sollten auch alle Mitarbeiter geschult werden. Alle Teilnehmer müssen darüber unterrichtet sein, wie sie ein Tool einsetzen, damit keine Datenschutzverstöße begangen und andere Datenrisiken minimiert werden.

<Bernd Andresen>